La storia, piccola e triste
Arrivo in ufficio dopo 5 giorni passati fuori per lavoro, accendo la workstation HP e dopo il login il messaggio di errore “Non è possibile riconettere tutte le unità di rete”.
Il caro server, sempre HP con una distribuzione LINUX CentOS che faceva il suo sporco lavoro da più di un decennio aveva ceduto.
Dopo più di 10 anni senza aver mai dato problemi, l’altra notte l’alimentatore non è riuscito a reggere le sue 95.000 ore di ininterrotta attività. Devo ammettere che era un entry-level e prima o poi doveva succedere. Fosse stato un modello più professionale forse avrebbe avuto la ridondanza dell’alimentazione.
Inizia la ricerca di un pezzo di ricambio, ma nonostante l’importante marca ho dovuto ordinarlo in Inghilterra con i tempi di spedizione di quasi 10 giorni. Sarà mai possibile tenere un ufficio bloccato per quasi due settimane?
Avevo fortunatamente il backup, per cui avrò perso qualche minuto di lavoro al massimo. O perlomeno è quello che spero.
In un cassetto ho trovato un Raspberry PI sul quale ho approntato al volo un NAS. Mentre mettevo tutti i dati dell’archivio su un nuovo HDD ho deciso anche di riorganizzare la struttura delle cartelle.
La struttura era stata creata agli inizi del 2000 e cercava di organizzare i file e le cartelle che in ufficio avevamo iniziato a fare dal 1995 circa.
Ora nel 2020 e con diverse esperienze alla spalle mi sembrava il momento di riorganizzare il tutto anche per poter gestire in modo differente e più produttivo i backup e la sicurezza dei dati (lavori concluso 20 anni fa forse possono essere gestiti in modo differente dalle cartelle dei progetti attivi).
Nonostante abbia usato vari programmi di copia e di backup per assicurarmi di non perdere file e cartelle durante le copie, il dubbio che qualche informazione si potesse perdere è rimasta.
La riflessione.
Mi chiedevo quindi se nel 2020 non fosse il caso di gestire i file in modi differenti, ad esempio con un Electronic Document Management System (EDMS).
Un Electronic Document Management System permette di dividere/separare la posizione fisica (all’interno del file system) dei file e delle cartelle dalla visualizzazione degli stessi in “progetti” o “lavori”.
Oggi con tutto l’interesse che abbiamo sul tema del Common Data Environment (CDE) soprattutto nel settore dell’edilizia e delle costruzioni (AEC in inglese) il tema torna centrale.
Un EDMS è essenzialmente un database che tiene traccia dei file, e li mostra in un formato, con una struttura e con dei nomi, che possano aiutare a navigare all’interno delle commesse.
Oltre a gestire i nomi dei file e la struttura virtuale di cartelle possono anche gestire tutta una serie di parametri relativi al file (come la versione, chi può modificarlo, chi può cancellarlo ecc. ecc.) tutti parametri che è possibile gestire anche con i metadati dei normali file-system.
È inoltre possibile creare parametri speciali e calati sulla necessità di ogni azienda, cosa che con i normali filesystem non è sempre possibile fare.
La marcia in più di un EDMS è la possibilità di creare parametri speciali e calati sulla necessità di ogni azienda, cosa che con i normali file-system non è sempre possibile fare. Se decidiamo di cambiare la struttura delle nostre cartelle, non dobbiamo fisicamente spostare i file, con tutti i rischi che questo comporta, ma semplicemente possiamo creare una nuova maschera e nuove istruzioni per la visualizzazione.
Ma è tutto qui?
Tutto qui? No! Un’altra comodità e poter fare delle ricerche sia sui nomi dei file e sui contenuti, così come sui parametri associati a quei file (numero di commessa, responsabile, team di lavoro, data di passaggio di stato da WIP a Shared e così via), tutte ricerche che con un normale file-system non è così semplice fare.
Un EDMS può anche gestire le versioni dei file (quella cosa che fa Google Drive con i suoi documenti), può gestire in automatico i backup o i documenti cancellati.
Un’utilità da non sottovalutare è la gestione dei nuovi file e delle cartelle, con una creazione sulla base di un template predefinito (regole di nomenclatura, creazione dei file a partire dalla commessa e dalle norme interne, nazionali o internazionali) creati con il nome file corretto e con tutte le informazioni necessarie. Tutto questo con la minima interazione dell’utente, rendendo la procedura veloce (pensate a dover creare decine di file e cartelle a mano) e soprattutto, la possibilità di limitare l’errore umano.
Nel 2020 quindi ha veramente senso continuare ad utilizzare file e cartelle come facevamo 20, 30 o 40 anni fa?
Per me no, ed infatti sto cercando una soluzione, tra le molte che sono disponibili, che possa fare al caso mio, che possa bilanciare prezzo e funzionalità (considerando che c’è qualche software EDMS open source per usi limitati o prezzi incredibilmente alti).
Voi che ne pensate? Avete suggerimenti?
